La business intelligence pour optimiser vos projections budgétaires
Êtes-vous en train d’établir vos projections budgétaires 2022 ? Avez-vous déjà implémenté une solution business intelligence ? Si la réponse est affirmative, vous êtes un manager averti : l’estimation de votre budget prévisionnel sera fiable. Par contre, si vous recourez encore aux ‘vieux’ tableaux Excel, sachez que vous perdez en pertinence des données, en temps, en rentabilisation des ressources humaines et sur bien d’autres aspects de vos états budgétaires.
Business intelligence et budget prévisionnel : deux incontournables de management
Établir des budgets prévisionnels est une pratique managériale nécessaire au développement sain de votre business.
Les estimations de vos recettes et de vos dépenses pour l’exercice à venir restent basées sur les données réelles de l’exercice en cours. Le recours à un outil BI vous permet une exploitation optimale de vos données numériques rehaussant ainsi la fiabilité de vos prévisions.
L’informatique décisionnelle (BI) rationalise et facilite la prise de décision, ce qui la rend incontournable pour votre gestion prévisionnelle.
Les apports de la business intelligence à la gestion prévisionnelle
Le dernier trimestre est la période d’élaboration des projections budgétaires pour l’année à venir. Il s’agit de collecter la matière brute (les données réelles extraites des historiques des recettes et des dépenses), l’organiser et décliner les multiples scénarios projetés sous forme d’états financiers (des chiffres et des KPIs).
Les DAF qui s’appuient encore sur les classiques instruments financiers (genre tableaux Excel) doivent mobiliser plusieurs collaborateurs de différents services durant une longue période (comptabilité/finance, vente/marketing, production, ressources humaines, etc.).
Le recours aux solutions BI permet une économie des ressources, des budgets prévisionnels plus solides et bien d’autres avantages.
Éliminer les erreurs grâce aux solutions de l’informatique décisionnelle
Vos projections budgétaires seront fiables uniquement si la data utilisée pour leur établissement l’est également. L’automatisation du processus de collecte des données grâce aux outils BI élimine le risque d’erreur qui résulterait de l’intervention humaine. L’utilisation d’un outil dédié permet une collecte et une restitution fiable de l’information traitée dans un espace partagé.
Renforcer la synergie des intervenants dans l’élaboration de budgets prévisionnels
Afin de réaliser des prévisions budgétaires collant à la réalité, il est nécessaire d’impliquer les interlocuteurs (acteurs ou observateurs) des événements. Une solution BI est à même de les fédérer autour d’une démarche unifiée.
La sensibilisation et/ou la formation de ces opérationnels au processus de préparation de tableaux de bords prévisionnels sont recommandées afin de renforcer le travail d’équipe et de tirer le meilleur de l’informatique décisionnelle.
Concevoir des scénarios, budgets et plans d’actions variés
Les solutions d’élaboration budgétaire permettent la simulation instantanée de scénarios différents, voire complexes. Les DAF et leurs collègues contrôleurs de gestion savent qu’il est laborieux de décliner plusieurs hypothèses en utilisant des tableurs. En effet, seules quelques variantes peuvent être prises en compte par ces instruments financiers limités. L’automatisation de l’établissement de budgets permet de décliner tous les événements prévisibles et de chiffrer avec justesse leur impact sur les comptes dépenses et recettes. En conséquence, vous devenez mieux armé pour profiter des opportunités et gérer les risques.
Une meilleure valorisation de vos collaborateurs
En automatisant la collecte et le traitement des données, vous libérez vos financiers de tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Ils pourront consacrer plus de temps et d’énergie à préparer et analyser les ratios et les KPIs relatives aux différentes simulations. La prise de décision finale en devient mieux éclairée et motivée.
Comment établir vos projections budgétaires grâce à la business intelligence ?
Avant de présenter les étapes d’élaboration de vos projections budgétaires, il importe de souligner que le budget prévisionnel diffère du business plan. Alors qu’un business plan présente votre positionnement et votre stratégie marketing (entre autres composants) dans un marché durant les 3-5 ans à venir, le budget prévisionnel se limite à quantifier l’évolution de votre business durant le prochain exercice, cependant, il entre plus dans le détail des différents comptes de dépenses et de recettes. En version résumée, le budget prévisionnel fait partie du document business plan (partie prévisions financières).
QUELLES SONT LES ÉTAPES DE PRÉPARATION DE VOS PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES ?
Etape 1 : Extraction et centralisation des données
La data nécessaire à l’établissement de votre budget déjà est stockée dans vos différents outils de gestion . Une solution BI bien conçue permet la collecte automatique des données à partir des différentes sources et leur centralisation en un fichier unique. L’accès à l’information devient automatisé et continu.
Etape 2 : Paramétrage personnalisé des projections budgétaires
Votre logiciel de business intelligence vous met à disposition plusieurs fonctionnalités dédiées à la gestion prévisionnelle. Vous avez la possibilité de paramétrer vos états budgétaires sur-mesure, selon vos propres besoins et standards de gestion.
Les bons logiciels d’informatique décisionnelle permettent de personnaliser les budgets prévisionnels, de varier les intrants, de multiplier les essais et de présenter le rendu sous formes de visuels esthétiques. Un simple clic remplace des heures de travail !
Etape 3 : Connexion dynamique
La version définitive du budget prévisionnel subit plusieurs modifications suite aux interventions des collaborateurs impliqués dans sa préparation. Étant connectée de façon dynamique aux différentes sources de data, votre solution répercutera toute modification apportée.
Etape 4 : Visualisation et partage des prévisions budgétaires
Une information financière partagée aux différentes parties prenantes sous une forme attirante est exploitée de façon optimale. Les concepteurs des outils de digitalisation du management le savent pertinemment.
Grâce à votre logiciel business intelligence, vos états financiers – réels et prévisionnels – deviennent facilement accessibles au personnel autorisé. De plus, les indicateurs les plus pertinents seront calculés et bien mis en valeur.
Les solutions de business intelligence rendent vos projections budgétaires réalistes et soutenues grâce à la fiabilité du processus de collecte des données. Il vous reste à définir les bons indicateurs, à fédérer vos collaborateurs autour du même référentiel et à personnaliser votre outil BI.
C’est la bonne période pour établir votre budget 2022. Bonnes prévisions !
